Birokrasi dituntut untuk dapat mencari data-data kebutuhan masyarakat dan melaporkannya secara terbuka dan transparan kepada masyarakat. Kegiatan tersebut merupakan rutinitas kegiatan sehari-hari yang terbagi-bagi sesuai dengan ketugasan pokok dan fungsi masing-masing secara instansional. Dari data yang diperoleh masing-masing instansi harus berupaya memenuhi kebutuhan masyarakat tersebut dalam bentuk pelayanan kepada masyarakat secara profesional. Masyarakat berhak menuntut pelayanan sebaik mungkin. Oleh karena itu proses pendataan dan pelaporan mutlak harus dikuasai oleh semua sumberdaya aparatur agar proses pelayanan kepada masyarakat menjadi lancar dan semakin baik.
Laporan suatu kegiatan akan terlihat secara menyeluruh dan berkesinambungan antara organisasi pelaksanan kegiatan, instansi atau organisasi terkait, dan pelaksana kegiatan apabila laporan tersebut diselesaikan dalam suatu rangkaian sistem. Pendekatan secara sistem merupakan filsafat atau pandangan yang melihat semua kegiatan berlangsung dalam susunan yang efisien dan optimum. Pandangan akan keserasian pada akhirnya akan mengarah kepada pengoptimuman, dalam arti menjamin kecocokan yang paling layak antara sistem dan lingkungannya.
Laporan berfungsi sebagai pertanggungjawaban atas hasil pekerjaan yang telah dilaksanakan, sehingga dapat diketahui pelaksanaan program/ kegiatan, faktor-faktor pendukung dan hambatan-hambatan yang dijumpai serta upaya-upaya untuk mengatasinya. Laporan dapat kita lihat sebagai suatu sistem, dengan pandangan ini kita berusaha mengenali esensi, tujuan, dan hal-hal yang diperlukan dalam suatu proses penyusunan laporan suatu kegiatan. Memandang laporan sebagai suatu sistem membuat kita berhadapan dengan sejumlah komponen sub sistem. Semua itu merupakan kumpulan karena tersusun menurut rencana tertentu, dengan tujuan yang tergambar nyata. Pada akhirnya dari tersusunnya laporan yang baik dan sistemik akan diperoleh feedback atau umpan balik sebagai masukan dalam penyelenggaraan suatu kegiatan untuk meningkatkan kualitas penyelenggaraan suatu kegiatan suatu organisasi formal maupun non formal di masa yang akan datang.
Gambar 1. Sistem pelaporan untuk menunjukkan adanya hubungan sebab dan akibat (Hadiwidjoyo, 1983)
Metode Pencarian Data
Banyak metode pencarian data yang dapat dilakukan oleh para birokrat, salah satu metode tersebut adala metode survey. Metode survei adalah penyelidikan yang diadakan untuk mempertimbangkan fakta-fakta dari gejala-gejala yang ada dan mencari keterangan-keterangan secara faktual, baik tentang institusi sosial, ekonomi, atau politik dari suatu kelompok ataupun suatu daerah (Nazir, 2003). Metode survei merupakan salah satu jenis metode penelitian yang bersifat deskriptif untuk membuat gambaran mengenai situasi atau kejadian dalam penelitian atau suatu kegiatan.
Metode survei adalah membedah dan menguliti serta mengenal masalah-masalah serta mendapatkan pembenaran terhadap keadaan dan praktik-praktik yang sedang berlangsung. Dalam metode survei juga dikerjakan evaluasi serta perbandingan-perbandingan terhadap hal-hal yang telah dikerjakan orang dalam menghadapi situasi atau masalah yang serupa dan hasilnya dapat digunakan dalam pembuatan rencana dan pengambilan keputusan di masa mendatang. Penyelidikan dilakukan dalam waktu yang bersamaan terhadap sejumlah individu atau unit, baik secara sensus atau dengan menggunakan sampel (Nazir, 2003).
Metode penelitian survei umumnya dipergunakan untuk penelitian eksploratif (exploratory reseach), penelitian deskriptif (descriptive research), dan penelitian menjelaskan (explanatory studies). Ciri khas metode penelitian survei (Mantra, 2004) adalah sebagai berikut
1. Unit analisisnya adalah individu. Apabila unit analisisnya berupa kelompok, maka anggota kelompok (individu) dipakai sebagai responden.
2. data dikumpulkan dari responden yang banyak jumlahnya (dapat menggunakan sampel) dengan menggunakan kuesioner (daftar pertanyaan) terstruktur. Jumlah variabel yang dikumpulkan pada prinsipnya tidak terbatas mulai variabel dasar sampai ke variabel yang bersifat khusus.
3. Di samping data kuantitatif digunakan juga data kualitatif.
Pengolahan Data
Menurut Mantra (2004) data adalah sesuatu yang dapat dianalisis. Jadi data tersebut tidak hanya berbentuk angka-angka, tetapi juga perilaku, sikap dan lain-lain. Data dapat dibagi menjadi dua yaitu data kuantitatif dan data kualitatif. Data adalah hasil pengamatan, manifestasi fakta, atau kejadian spesifik.
Gambar 3. Jenis Data dan Sumbernya (Mantra, 2004)
Ada penelitian yang bertujuan untuk mengungkapkan penemuan yang bersifat kuantitatif, di pihak lain ada pula tujuan penelitiannya untuk mendapatkan informasi yang bersifat deskriptif kualitatif. Sering suatu penelitian membutuhkan informasi yang bersifat kuantitatif dan kualitatif, sehingga membutuhkan beberapa metode pengumpulan data (Fisher, et al, 1998 dalam Mantra, 2004). Pengolahan data diterangkan lebih lanjut oleh Mantra (2004) sebagai berikut.
Data kuantitatif bersumber pada:
1. data primer yang bersumber pada hasil wawancara terstruktur terhadap responden dengan menggunakan kuesioner (daftar pertanyaan terstruktur);
2. data sekunder yang bersumber pada hasil pendataan yang dikumpulkan oleh beberapa instansi atau lembaga.
Data kualitatif bersumber pada:
1. wawancara mendalam (indepth interviews) kepada beberapa informan untuk mendapatkan informasi yang mendalam;
2. kelompok diskusi terarah (focus group discussion);
3. observasi non partisipasi;
4. analisis isi (content analysis) dari bahan-bahan tertulis.
Setelah data dikumpulkan, selanjutnya data itu perlu diolah atau dianalisis untuk mendapatkan informasi. Sebelum diolah, data yang terkumpul perlu diseleksi terlebih dahulu atas dasar reliabilitasnya. Data yang rendah reliabilitasnya digugurkan atau dilengkapi dengan substitusi. Data yang telah lulus dalam seleksi lalu diolah atau dianalisis sehingga merupakan suatu informasi yang siap untuk dievaluasi dan diinterpretasi. Data setelah diolah dapat berupa:
1. tabel frekuensi tunggal;
2. rata-rata, median, modus, koefisien korelasi, koefisien regresi, dan lain-lain;
3. grafik;
4. peta.
Menganalisis data merupakan suatu langkah yang sangat kritis dalam penelitian. Peneliti harus memastikan pola analisis mana yang digunakan. Apakah analisis kuantitatif (statistik) atau kualitatif.
Penyusunan Laporan
Hasil dari penelitian baik yang berupa pengamatan atau observasi lapangan dari seorang peneliti harus ditulis dan disajikan ke dalam laporan hasil penelitian. Dengan demikian tujuan dari penelitian tersebut dapat dibaca dan dikaji lebih lanjut, sehingga diperoleh manfaat yang bisa dikembangkan lebih lanjut sesuai dengan tujuan yang diinginkan.
Hasil dari suatu kegiatan atau penelitian akan menjadi sumber informasi yang perlu dipertanggungjawabkan nilai kebenarannya. Hasil penyusunan laporan dapat dipertanggungjawabkan dalam seminar atau presentasi hasil laporan. Di dalam laporan penelitian atau suatu kegiatan tidak hanya berisi hasil penelitian saja, tetapi melingkupi secara keseluruhan proses-proses yang dilaksanakan selama penelitian atau kegiatan dilaksanakan. Dalam penyusunan laporan yang baik harus dapat menjawab hal-hal substantif dan meliputi pokok pokok sebagai berikut:
Latar Belakang/ Pendahuluan (Mengapa); menguraikan tentang alasan-alasan yang mendasari mengapa kegiatan tersebut perlu untuk dilaksanakan, alasan atau permasalahan yang dihadapi. Disamping itu, disinggung pula beberapa alternatif yang diupayakan untuk memecahkan masalah tersebut serta tujuan atau harapan yang ingin dicapai melalui upaya-upaya tersebut. Salah satu alternatifnya adalah melalui kegiatan pelatihan.
Apa arti penting dari terselenggaranya kegiatan tersebut sehingga mendesak untuk segera dilaksanakan. Tingkat penting tidaknya rencana kegiatan yang akan dilaksanakan. Hal ini secara sepintas harus dinampakkan dalam satu alinea yang berkorelasi dengan permasalahan yang dihadapi sebagai upaya mengatasinya.
Dalam menginventarisir permasalahan-permasalahan yang dimaksud dengan permasalahan dalam hal ini mencakup beberapa rumusan yang variatif, antara lain sebagai berikut.
1. Semua hal yang sesuai substansi materinya masih diliputi kekurangpastian, sehingga rumusannya dalam bentuk tanda tanya.
2. Adanya kesenjangan antara “apa atau bagaimana yang seharusnya” dengan “apa atau bagaimana yang senyatanya”.
3. Semua hal yang sesuai substansi materinya masih memerlukan tindak lanjut berupa pengembangan.
Sistematika laporan suatu penelitian atau kegiatan, secara umum terdiri dari pendahuluan, tubuh utama, dan penutup. Secara terinci dapat terdiri dari enam bagian yaitu: pendahuluan/pengantar, kajian pustaka, metode penelitian, hasil penelitian, kesimpulan, dan daftar pustaka. Pada kenyataannya tubuh utama kerapkali terdiri dari sejumlah pokok-pokok dan sub-sub pokok bahasan yang dibuat dengan alasan tertentu, didasarkan pada jenis, fungsi, kronologis/ sejarah perkembangan, tingkat kepentingan, atau yang lain. Pemberian alasan tertentu itu disebut dengan penalaran atau pemikiran. Pemikiran tersebut mempunyai pola-pola tertentu yang dapat kita bedakan menjadi tiga, yaitu yang bersifat ilustrasi, bersifat analilis dan bersifat argumentatif.
Yang terpenting dalam tubuh utama adalah diupayakan dihindari terlalu banyak detail, karena hal itu mungkin dapat membelokkan gagasan yang bersifat pokok. Pandangan yang keliru sama sekali adalah jika seseorang mengira laporan yang baik ialah laporan yang tebal. Yang menentukan kebermaknaan laporan bukan tebalnya, melainkan lengkap tidaknya semua unsur yang yang diperlukan, ditambah pengarahan yang sebaik0baiknya. Itulah sebabnya pendekatan laporan sebaiknya dilakukan secara sistem sehingga dapat dikenali dari semua segi dan langkah yang diperlukan. Sistematika laporan penyelenggaraan kegiatan tersebut di atas bukanlah sesuatu hal yang baku, tetapi dapat dikembangkan berdasarkan keperluan dan jenis kegiatan dilakukan.
Penutup
Data dan pelaporan merupakan suatu proses yang sangat penting dari setiap kegiatan dalam birokrasi. Data dan laporan harus benar-benar akurat dan dapat dipertanggungjawabkan kepada masyarakat. Setiap kegiatan yang dilakukan oleh aparatur selalu berkaitan dengan data dan kemudian data tersebut diwujudkan dalam pelaporan. Oleh karena itu dalam rangka pengembangan kapasitas aparatur yang profesional diharapkan semua sumberdaya aparatur dapat menguasi prinsip-prinsip penting dalam mencari dan data serta bagaimana menyampaikan data tersebut dalam suatu bentuk pelaporan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar